La compliance aziendale e l’importanza di verificare la conformità dei propri partner commerciali

La compliance aziendale, ovvero la conformità a determinate regole e leggi, è uno degli aspetti più rilevanti per le aziende che operano a livello nazionale e internazionale. Ma a quali norme devono attenersi le imprese, e perché è importante verificare i propri partner commerciali?

Compliance aziendale: perché è importante?

Dalle direttive sulla sostenibilità aziendale a quelle sull’anticorruzione, dall’antiriciclaggio alle linee guida sulla sicurezza e sulle segnalazioni di irregolarità, passando per la tutela dei lavoratori, la prevenzione di illeciti e di condotte aziendali scorrette, è fondamentale che le imprese adottino un efficace sistema di compliance in grado di prevenire o riconoscere immediatamente eventuali non conformità alle leggi vigenti.

L’obiettivo è quello di escludere o prevenire azioni criminose e violazioni di vario genere, evitando così di incappare in procedimenti penali, sanzioni pecuniarie, oltre a danni all’immagine e alla reputazione aziendale. Allo scopo, sempre più aziende si sono dotate di Compliance Officer incaricati di verificare la conformità agli standard richiesti e fare in modo che l’azienda e i suoi dipendenti rispettino leggi, regolamenti, regole e codici di condotta. Nel caso in cui vengano violate delle normative saranno i vertici aziendali a dover rispondere (CEO, i membri del CdA e il top management).

Supply Chain e compliance in un mercato globalizzato

La Supply Chain moderna è estremamente complessa dal momento che si trova a doversi confrontare con un mercato globalizzato.

È in questa complessità che si inseriscono da un lato l’importanza di un’accurata gestione della catena di rifornimento che permetta di ridurre eventuali inefficienze, dall’altro la verifica della solidità e dell’adesione a standard condivisi da parte dei partner coinvolti nel processo di approvvigionamento.

L’unico modo per ridurre il rischio del legarsi a partner sbagliati è poter disporre di informazioni commerciali dettagliate. E questo diventa cruciale a maggior ragione in termini di compliance, ovvero di conformità rispetto normative, standard richiesti e best practice.

Valutare gli aspetti etici, legali e di solidità di fornitori e clienti è un’attività indispensabile. Per questo motivo sempre più imprese si affidano a info provider che permettono una rapida e precisa identificazione della struttura societaria di un’impresa partner, il titolare effettivo, la reputazione della stessa, l’esistenza o meno di pendenze o criticità nei rapporti con gli stakeholder, oltre all’andamento economico.

Normativa sulla compliance in Europa: la stretta anticorruzione

Quali normative sulla compliance le aziende sono tenute a rispettare? Sicuramente quelle del Paese di origine, ma anche quelle delle nazioni in cui operano. Le società internazionali dovranno, quindi, attenersi alle leggi e ai regolamenti di tutti i mercati in cui effettuano scambi commerciali. Le imprese nazionali dovranno invece essere conformi alle norme italiane e alle direttive UE.

Una delle ultime introdotte riguarda la lotta alla corruzione: nel 2023 l’UE ha infatti definito norme più rigorose per contrastare fenomeni corruttivi a livello pubblico e privato. L’UE ha chiesto agli stati membri di avere un'autorità apposita con standard comuni per combattere la corruzione, la cui definizione è stata ampliata per comprendere anche fenomeni quali:

• l'appropriazione indebita
• il traffico d'influenze
• l'abuso di funzione
• l'ostruzione alla giustizia
• l'arricchimento illecito
• il tentativo di corruzione

I 7 passaggi per una corretta conformità della supply chain

I passaggi da seguire per riuscire a rendere conforme la supply chain possono essere riassunti nei seguenti sette punti:

1. Riconoscere l’importante ruolo delle pratiche di conformità internazionali come catalizzatore per incrementare la collaborazione tra i reparti e ottenere maggiore efficienza;
2. Andare oltre la conformità normativa e domandarsi quali sono le aspettative di clienti, partner e investitori e cosa fare per soddisfarle al meglio
3. Adottare un processo di “know your vendor” (KYV) che includa la garanzia che le politiche e le procedure aziendali per la selezione dei fornitori siano comprese e coerenti con i valori fondanti dell’intera organizzazione;
4. Collaborare con società di fornitura di dati per implementare la struttura di informazioni e assicurarsi di raccogliere quelle davvero pertinenti e utili
5. Assicurarsi che i dati siano accurati e sempre aggiornati; errori dovuti ad informazioni obsolete hanno un alto costo in termini di tempo, denaro e reputazione
6. Sviluppare dati globali e approfonditi per verificare che i fornitori stiano aderendo ad un approccio etico e mitigare il rischio che, ad esempio, il lavoro forzato possa essere utilizzato nella tua catena di approvvigionamento.
7. Utilizzare l’analisi dei dati per gestire il rischio della supply chain, identificando potenziali aree di esposizione e proteggere la reputazione aziendale.

Quali sono i vantaggi dell’indagine sulla compliance dei partner commerciali?

In un contesto come quello che stiamo vivendo, in cui le aziende sono fra loro fortemente interdipendenti, se un partner della catena di approvvigionamento è in sofferenza, inevitabilmente ne risentiranno anche tutti gli altri.

Tra i vantaggi dell’indagine sulla compliance dei partner commerciali, troviamo:

• si tutela l’impresa limitando gli effetti negativi di comportamenti scorretti da parte di partner o dei loro investitori diretti. 
• si monitorano nel dettaglio tutti gli eventi negativi collegati a un partner
• si ha una prospettiva precisa su tutti gli individui che hanno un interesse verso il flusso di profitti dell’azienda
• si conosce come è strutturata la rete degli azionisti

D&B OnBoard per verificare la compliance dei partner commerciali

Una volta che un’azienda si è assicurata di essere “a norma”, per non correre rischi è bene che esegua una verifica della compliance della supply chain e dei partner commerciali con cui opera, soprattutto nel caso di imprese che svolgono attività su mercati esteri.

Allo scopo è nato il servizio D&B OnBoard che permette di reperire e gestire informazioni su fornitori e clienti in essere e potenziali al fine di poter arrivare a una valutazione precisa e puntuale sulla compliance aziendale, arrivando a qualificare il proprio albo fornitori e prevenendo rischi compliance.

Verifica questa, ancora più importante quando si opera su mercati esteri e con partner stranieri. Una delle principali criticità nell’affidarsi a fornitori con sede oltre i confini internazionali è infatti l’identificazione dell’identità del titolare effettivo, informazione indispensabile per escludere rischi dal punto di vista fiscale, del riciclaggio o della reputazione.

D&B Onboard permette di identificare tutti i titolari effettivi associati a un'impresa tramite le seguenti fasi:

• identificazione e verifica dell’esistenza e dell’identità dell’azienda
• verifica di legami societari e proprietà
• screening dei rischi delle aziende partner
  

 
Consentendo di:

• tutelare l’impresa limitando gli effetti negativi di comportamenti scorretti da parte di partner o dei loro investitori diretti
• monitorare tutti gli eventi negativi collegati ad una impresa
• essere a conoscenza di tutti gli individui che hanno un interesse verso il flusso di profitti dell’azienda
• sapere come è strutturata la rete degli azionisti

Avvalendosi della collaborazione di un info provider in grado di fornire tutte le informazioni necessarie, valutare i propri partner e ridurre i rischi diventa facile. Perché non farlo?